Beispiel Ablauf in einem Bürgeramt
Afai arbeitet mit Papier-Formularen/Anträgen:
So wird der Ablauf in einer Behörde künftig aussehen – mit Afai GOV-Assist:
Den ersten Prototypen unseres Systems haben wir im März 2025 erfolgreich fertiggestellt und unter realen Bedingungen getestet.
Dabei konnten bereits zentrale Kernfunktionen validiert werden:
a) Automatisiertes Einlesen von Dokumenten – inklusive OCR-basierter Texterkennung und Strukturanalyse.
b) Beantwortung von Formularfragen – mittels KI-gestütztem Dialogsystem.
c) Vollständiges Ausfüllen offizieller Dokumente – basierend auf Nutzereingaben und interner Wissensdatenbank.
d) Druckfunktion – zur sofortigen Ausgabe der ausgefüllten und rechtssicheren Unterlagen.
Diese Tests legten den Grundstein für die nun folgende Weiterentwicklung zum Afai GOV-Assist – dem ersten vollautomatisierten KI-Sachbearbeiter für Behördenprozesse.
📍 Vorgang: Antragstellung mit AFAI – Beispiel Wohngeldantrag
Ankunft im Amt
Der Kunde betritt das Amt und begibt sich zum AFAI-Terminal.
2. Begrüßung & Platz nehmen
Der Kunde setzt sich bequem an den AFAI-Schalter.
3. Antragseinreichung (Papier oder Digital)
➡️ Papierantrag wird in die vorgesehene Einlassöffnung eingelegt
ODER
➡️ Digitalantrag wird automatisch vom System vorbereitet.
4. Identifikation & Login
Der Kunde loggt sich per QR-Code, eID oder Gesichtserkennung ins System ein.
5. Datenübernahme & Vervollständigung
AFAI übernimmt automatisch vorhandene persönliche Daten (z. B. aus Ausweis, Voranträgen oder ePA).
6. Interaktive Datenabfrage
Der AFAI-Avatar stellt gezielt Rückfragen zu fehlenden Informationen:
Per Spracheingabe oder
Per Touchscreen antwortet der Kunde direkt.
7. Automatisches Ausfüllen
AFAI füllt alle Formularfelder 100 % korrekt und barrierefrei aus – rechtssicher, vollständig, DSGVO-konform.
8. Validierung & Vorschau
Der ausgefüllte Antrag wird dem Kunden visuell oder per Sprachausgabe zur Kontrolle angezeigt.
9. Digitale Unterschrift
Der Kunde unterschreibt per Finger, Stift oder Sprachfreigabe.
10. Versandoptionen
AFAI fragt:
-
Möchten Sie den Antrag ausgedruckt mitnehmen?
-
Oder soll er direkt digital an die zuständige Behörde übermittelt werden?
11. Nachverfolgung & Empfangsbestätigung
Der Kunde erhält einen digitalen Beleg, inklusive Fristen, Bearbeitungsstatus und Benachrichtigungsfunktion.
AFAI bietet eine vollständige, barrierefreie und einheitliche Lösung zur Digitalisierung aller Verwaltungsbereiche – inkl.:
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🏠 Wohnen & Bauen
-
💼 Arbeit & Gewerbe
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👨👩👧👦 Familie & Soziales
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🚘 KFZ & Mobilität
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💰 Finanzen & Fördermittel
-
📜 Verträge & Versicherungen
➡️ Effizienz, Rechtssicherheit und Inklusion – in nur wenigen Minuten.
2. Arbeit am 2. Prototyp dauert an:
folgende Erweiterungen werden Implementiert:
a) Sprachliche Kommunikation zwischen dem KI-Sachbearbeiter "AVAI_ GOV-Assist und dem Kunden ist angestrebt"
b) Abfragen weiterer Kundendaten
c) Informierung des Kunden über Gesetzliche Vorgaben (Datenschutz, Infos Antrag usw.)
d) Anhand der eingegebenen Kundedaten: recherchiert AFAI-G.A" ob der Kunde noch weitere "Offene noch nicht bearbeitetet Anträge, eireichen muss, und schlägt vor diese ebenfalls in 2 Minuten zu erledigen, um Bussgelder für den Kunden zu vermeiden"
Beispiel Ablauf in einem Bürgeramt
Afai arbeitet mit Papier-Formularen/Anträgen:
Der Kunde betritt das Amt und begibt sich zu einer Sachbearbeiterin an den Tresen:
Er möchte einen Bürgergeld Antrag stellen:
Die Sachbearbeiterin gibt dem Kunden den Antrag:
1. Vergleich zur IKEA-Kasse:
AFAI GOV-Assist macht Bürger*innen zu „Selbstbedienungs-Profis“ der Verwaltung
Kennen Sie die IKEA-Kassen, an denen Kundinnen ihre Produkte selbst scannen, bezahlen und ganz ohne Kassiererin den Prozess abschließen?
Genau dieses Prinzip überträgt Afai GOV-Assist auf die Welt der Behörden – jedoch intelligenter, barrierefrei und 98 % automatisiert.
2. Der Antragsteller erhält sein Formular wie bisher – doch ab jetzt übernimmt AFAI:
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Beruhigend wie ein Gespräch – aber schneller, sicherer und fehlerfrei
-
Der Kunde kommuniziert direkt mit dem AFAI GOV-Assist.
Dabei erklärt das System dem Nutzer zu Beginn:
"Sie müssen sich keine Sorgen machen – wir gehen den Antrag gemeinsam Schritt für Schritt durch." -
🔹 Der KI-Sachbearbeiter (AFAI-GS) führt den Kunden ruhig, verständlich und strukturiert durch alle erforderlichen Punkte des Antrags.
🔹 Wie ein Callcenter-Agent, der am Telefon offene Fragen klärt, fragt AFAI gezielt nach – aber mit dem entscheidenden Unterschied:
→ Jede Antwort wird in Echtzeit verarbeitet, rechtlich geprüft und automatisch eingetragen. -
📌 Der Kunde fühlt sich verstanden, verliert die Angst vor bürokratischen Fehlern – und erlebt erstmals ein digitales Behördengespräch, das sich menschlich, hilfreich und effizient anfühlt.
3. Sicherer Login – Intelligenter Ablauf
Der Kunde authentifiziert sich zunächst bei AFAI GOV-Assist – je nach behördlicher Anforderung ganz flexibel:
🔹 per Fingerabdruck,
🔹 QR-Code,
🔹 oder durch biometrische Daten.
AFAI richtet sich dabei vollständig nach den gesetzlichen Vorgaben und Sicherheitsstandards der jeweiligen Behörde.
Nach erfolgreichem Login startet AFAI sofort:
Option A: Der Kunde legt seinen Dokumentenstapel auf das Gerät – AFAI scannt alle Seiten ein, analysiert den Antrag und beginnt den interaktiven Dialog mit gezielten Rückfragen.
Option B: Der Kunde nutzt die AFAI GOV-App: Alle persönlichen Daten sind dort sicher hinterlegt und werden per QR-Code sofort auf das Gerät übertragen – AFAI füllt das komplette Formular automatisch aus.
4. Ab diesem Moment übernimmt AFAI die Führung:
Offene Punkte werden direkt im Gespräch mit dem Kunden geklärt – in klarer Sprache, in Echtzeit, fehlerfrei.
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Er liest den Antrag ein,
-
stellt gezielte Rückfragen per Sprachdialog,
-
trägt automatisch alle relevanten Daten ein,
-
überprüft rechtliche Pflichtangaben,
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informiert über gesetzliche Vorgaben,
-
und reicht den fertigen Antrag direkt an die zuständige Stelle weiter.
5. Validierung & Vorschau am Bildschirm!
Anschließend zeigt AFAI dem Kunden eine übersichtliche Vorschau des ausgefüllten Dokuments. Auf dem Bildschirm kann der Kunde alle Angaben prüfen und den Antrag direkt bestätigen.
✅ Der Kunde ist beeindruckt von der Klarheit und Präzision des digitalen Formulars.
✅ Er bestätigt, dass alle Angaben zu 100 % korrekt sind.
Digitale Unterschrift mit AFAI – stressfrei, korrekt, vollständig.
Der Kunde unterschreibt den Antrag digital auf dem Unterschriftenpad – sichtlich erleichtert. Die künstliche Intelligenz hat ihm die gesamte Bürokratiearbeit abgenommen:
✅ Keine Formulare durchforsten.
✅ Keine Formulierungen verstehen müssen.
✅ Kein Risiko, etwas falsch zu machen.
Neue Kernfunktion:
AFAI Multi-Antragslogik
In vielen komplexen Verwaltungsprozessen –
z. B. bei der Gewerbeanmeldung, im Bauamt oder bei Pflegeleistungen – ist ein einziger Antrag oft nicht ausreichend. Häufig müssen mehrere, miteinander verknüpfte Formulare eingereicht werden – oft bei unterschiedlichen Ämtern.
Genau hier setzt AFAI Gov.Assist an:
Was wird AFAI künftig leisten?
✅ AFAI erkennt automatisch, welche Folgeanträge notwendig sind (z. B. Steuernummer, IHK-Mitgliedschaft, Sozialversicherung etc.).
✅ Aus einem Hauptantrag erstellt AFAI alle erforderlichen Unteranträge automatisch – fehlerfrei, rechtssicher, vollständig.
✅ AFAI füllt alle Dokumente parallel aus, gleicht redundante Informationen ab und sendet sie digital an die zuständigen Behörden.
✅ Durch die Multi-Antrags-Logik spart der Nutzer nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch bürokratische Fehlerketten, Nachfragen und Ablehnungen.
Vorteil für Nutzer & Behörden:
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🔁 100 % Prozessautomatisierung bei kombinierten Antragsszenarien
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⏱️ 95 % Zeiteinsparung durch Vermeidung manueller Mehrfacheingaben
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❌ 0 % Fehlerquote durch automatische Prüfung und Datenübertragung
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📄 Bis zu 10 Anträge gleichzeitig aus einem Ausgangsformular generiert
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🌍 Skalierbar für Unternehmen, Verwaltung & internationale Behördenprozesse
Beispiel: Gewerbeanmeldung mit AFAI
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Nutzer startet einen Antrag zur Gewerbeanmeldung.
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AFAI erkennt automatisch die Pflicht zur:
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Steuernummerbeantragung
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IHK-Zugehörigkeit
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Anmeldung bei Berufsgenossenschaft
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Meldung an das Finanzamt
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etc.
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AFAI erstellt alle Anträge sofort – in einer Sitzung, ohne Medienbruch.
„Und jetzt kommt das Highlight:“
🔴 Betrugsprävention neu gedacht: In Behörden, Jobcenter, Bürgerämter, Arbeitsämter, Verwaltungen, Krankenkassen usw.
"AFAI erkennt, bevor Betrug & Schaden entsteht"
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🔴 Betrug beginnt oft im Verborgenen – doch AFAI sieht, was anderen entgeht. Mit hochentwickelten Algorithmen und künstlicher Intelligenz analysiert AFAI jeden Antrag bereits beim Eingang auf verdächtige Muster, inkonsistente Angaben und betrugsnahe Verhaltensweisen.
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🔴 Anstatt nur zu reagieren, verhindert AFAI Betrug, bevor er entsteht.
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🔴 Ob gefälschte Dokumente, Mehrfachanträge, falsche Angaben oder organisierte Täuschungsversuche: AFAI identifiziert Risiken in Echtzeit, warnt vor kritischen Fällen und sorgt so für maximale Sicherheit – automatisiert, präzise und skalierbar.
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🔴 Mit der Intelligenz der KI wird AFAI zur digitalen Allzweckwaffe im Kampf gegen Sozialleistungsbetrug – und schützt die Integrität unseres Sozialsystems.
🔴 Auch volkswirtschaftlich ist der Missbrauch relevant: Hochrechnungen von Ökonomen (inklusive Steuerhinterziehung und Schwarzarbeit) beziffern den jährlichen Gesamtschaden durch Sozial- und Leistungsbetrug in Deutschland auf bis zu 113 Mrd. €, was etwa 9 % der Sozialausgaben entspricht
🔴 In Kürze:
🔴 So wird AFAI GOV-ASSIST dem Staat helfen, Milliarden zu sparen und Leistungsmissbrauch systematisch zu verhindern:
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Durch vollautomatisierte Antragserkennung, KI-gestützte Plausibilitätsprüfung, parallele Folgeanträge und intelligente Betrugsmuster-Analyse verhindert AFAI frühzeitig fehlerhafte oder missbräuchliche Leistungen – noch bevor sie ausgezahlt werden.
🔴Das Ergebnis:
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95 % Effizienzsteigerung in der Verwaltung
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0 % Fehlerrate bei Anträgen
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Milliardenersparnisse durch präventive Kontrolle statt nachträglicher Aufarbeitung
🔴 AFAI GOV-ASSIST wird damit zur digitalen Schutzinstanz des Sozialstaats – schnell, transparent, unbestechlich.
